不要令你的網店「庫存」成為「營運週轉金」殺手!

現金囤積在倉庫裡?!

網店經營者成日都開玩笑話「賺的錢都放在倉庫入面了」,雖然說是玩笑,卻也道盡對庫存品積壓資金的無奈。由此可見,若各位有意 ( 或正在 ) 從事電子零售產業,庫存管理絕對是不可忽視的環節。

存貨的目的是協助企業完成產、銷資源整合的目標,因此不論經營者採取何種管理方式,存貨的拿捏都扮演著至關重要的角色。過多的存貨造成資金積壓、過期、損壞、成本提高等問題;存貨不足則會使生產中斷、服務水準降低、顧客抱怨連連等不利競爭力的情況。本文的目的便是提供賣家幾項依循守則,針對不同性質的庫存做有效的管理,免得後知後覺,不小心一個失策,可能就為時已晚了。

網店庫存管理好處多多!

接下來,先讓我們仔細審視庫存會在哪些方向影響網店的運作,進而把握庫存管理的重要性。大致上我們可以將其優點分為「節省成本」「優化付費」兩方面來理解。

優點一:節省成本

庫存可以視為資金的積壓。資金積壓越多,利息的損失越大;同時,庫存越多佔空間越大,相對的儲運成本,管理成本越高,風險也越大,這些因素都直接衝擊到公司的獲利。適當的管理可以通過避免過期、避免滯銷、節省倉儲三項工作來降低成本。

  • 避免過期

若您的產品有使用期限,例如食品、鮮花、化妝品…等,在期限內無法售出則將面臨銷毀壓力,因此需要嚴格把關。

  • 避免滯銷

滯銷的產品不見得是無法使用,可能作為過季商品而不再符合市場需求,或因其他因素而乏人問津,避免滯銷則相當於減少資金的囤積。

  • 節省倉儲

倉儲成本對企業而言,一般屬於變動成本 ( variable cost ),簡言之就是「用得越多,支出越多」,因此減低倉儲量也是節省成本的方式之一。

延伸閱讀:
掌握「沉沒成本」的消費心理,善用「預購」的網店經營模式

 

優點二:優化金流

適當的庫存管理不只能節省成本,還能優化現金流。正如我們提過好幾次的,那些躺在倉庫裡的貨品全是資金換來的,只要沒有賣出,錢就會一直做為貨品囤積在倉庫。這些積壓的資金就像是被綁死了一樣,無法被自由運用。花在庫存上的資金不會使公司成長,所以應該在服務品質和供給穩定的前提下,盡可能減少運用在這方面的資金。

倘若建立穩健的庫存管理制度,對顧客而言,可做到滿足預期的顧客需求,使得生產需求平順,並降低缺貨發生機率;對公司而言,則可以更經濟地訂購原物料,省下不少成本;對員工來說,能提升作業與管理效益,即時處理存貨帳務,並提升其效率。同時,在庫存異動、週轉與滯銷狀況的掌握也會更好。

網店賣家必學!8 招搞定庫存

前段文章中我們提過,庫存管理的目標是在服務品質和供給穩定的前提下盡可能減少積壓在倉庫的資金。技術上的做法依照產業別不同而有出入,但也大同小異,都是實現的積極手段,並盡量減少人為疏失。若你正在使用 Shopline 服務,那麼恭喜你,Shopline 提供完整庫存管理,搭配訂單管理,為你提升金流效率。

延伸閱讀:
Shopline功能優化 網路商店庫存管理

但尚未註冊 Shopline 的讀者也不必擔心,下面的 8 個方法,當然也適用於任何電商平台,你可以將其做為檢核表,通過各項自我檢視來優化庫存管理,現金流也是。

  1. 設定庫存量 ( Par Levels )

經營網店時,不論是庫存不足或是庫存過剩都要儘量避免。為了預防此現象,必須先設定必要的庫存標準。要預防庫存不足缺乏情況,庫存量的最低標準就是安全庫存量;相對於此,為了不讓庫存過多,也會設定一個上限的最大庫存量,然後將存貨維持在兩者之間。當然,設定庫存量之前需要完成一些前置作業,如市場調查、物流規劃等,如此設定出來的數據才有意義。庫存設定的參考標準在後文中會再提到。

設定好的庫存量除了確實執行以外,還需要定期檢查,確認其是否仍合乎市場需求和供應產能,有時需要因應現實條件而修正。例如:預期寒流來襲時,保暖衣物銷量將遽增,此時可將庫存量提高;而在農曆年後準備入春,則可逐步減低存量。

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  1. 先入先出 ( First-In First-Out )

先入先出是庫存管理上一個基礎概念,意思是指:存放倉庫時間最長的貨品 ( 即先進到倉庫的貨品 ),應該優先出庫。此種管理方式很容易理解,不論是保存期限的維持,或是舊版產品的優先出貨,都需要靠先進先出來做合理的管控。

例如:超市裡的鮮奶總是優先補上賞味期限較早的,並且排在架上較靠前的位置,就是希望它們優先售出,減低過期的風險。其他類型的產品即使沒有明確的保存期限,卻可能因為長時間存放造成變質、包裝損耗…等等。沒有人喜歡買已經出廠許久的產品,顧客總愛追求新東西。此時,先進先出的原則就顯得更為重要。

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  1. 管理合作廠商

成功的庫存管理有一項重要任務是迅度地因應市場需求,讓銷量好的商品在倉庫準備,且將銷量差的商品移出倉庫,來降低商品囤在倉庫的時間。要想達到此目的,與上游廠商的關係扮演關鍵因素。若能與上游廠商維持互相信賴的合作關係,他們會較願意在貨物的協調上提供協助,例如以較低的價格進貨、較長的付款期限、較寬容的退貨方針…等等。退貨的機制運作良好是優化庫存管理重要變因。

事實上,一般在退貨政策運作不良的情況下,會使得零售價增加,因為零售商承擔較高風險,銷量也自然降低;但在合作良好情況下則反之。由此可見,若廠商願意提供賣家幫助,不論是零售商或是製造商都能在合作愉快的情形下最大化利潤,何樂而不為。廠商們肯定也明白這個道理,因此,適當表達積極的態度,讓他們知道你對增加銷量的拼勁,應能獲得他們的信任、協助,創造雙贏。

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  1. 緊急應變

保險業務員常說:「意外和明天不知道哪一個先來。」對於網店賣家也是一樣。有些關於庫存的突發狀況會讓準備不夠周全的網店付出代價。例如:

  • 商品超賣,備貨不足
  • 資金短缺,供貨不及
  • 季節銷售,倉儲不夠
  • 預期失真,進貨不夠
  • 商品滯銷,占用倉庫
  • 供貨不足,訂單停擺
  • 供貨終止,臨時喊卡

意外的本質不在問題本身,而在時間,它總是又快又準,讓人措手不及。上面列出了常見的緊急狀況,老闆們就可預先演練,備妥應變措施,讓風險和損失盡可能降到最小。

  1. 定期查核 ( Auditing )

定期查核是維持網店運作不可或缺的工作之一。在多數情況下,可以通過電腦軟體和倉儲報告知道庫存動態,但多一層把關仍不可少,確認當前網店的運作和市場沒有脫節。查核的做法,則可從以下兩方面進行:

  • 庫存盤點 ( Physical Inventory )

盤點顧名思義就是將存貨實際清點並確定存貨之狀況、數量,多數在一個會計年度終了前進行,主要用來透過存貨狀況之確認及盤盈虧數字之計算,以評估存貨管理績效,強化管理制度。另外,確認存貨狀況及數量,對外可正確計算公司損益,提升財務報告品質,對內則能提高公司績效評估資料的適切性,增加績效評估回饋的價值。

  • 抽樣檢查 ( Spot Checking )

若您在盤點時經常遇到問題,可以考慮實施不定期的抽樣檢查,加強對貨品存量的掌握。執行上可以隨機選擇幾項商品確認其存量是否合乎市場機制,若有過多過少的情形,則可做為回頭檢討庫存量的設定。

  • 週期盤點 ( Cycle Counting )

有些公司因為商品週期的不同,會採行週期盤點,即是指定期對庫存中的部分物料項目進行盤點,而不是一年才盤點一次。也可以事先訂立某種一貫的盤點原則,比如:對價值高並且流動快的物料多盤點;對價值低或流動慢的物料少盤點等。

不同盤點方法可以依照公司需求選擇,主要的目的大致相同,都是去發現那些不適當的存貨,例如:囤貨數量、質量、規格、日期等等方面問題。進而追究其原因,最終消除導致問題產生的根本因素。

  1. 優先順序要知道

在眾多庫存商品中,有些需要您不斷注意它的動態,有些則較寬鬆地管理即可。把注意力集中在需要被注意的商品上,才能更節省人力資源和營運成本。要完成這項優化,您可以將商品大致分為三類:

A、高價位低銷路

B、中價位中銷路

C、低價位高銷路

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A 類商品需要較頻繁注意,因為它們代表相對高額的資金,並且較難預估銷售情況;相對於 A,C 類商品可以分配較少資源來管理,因為它們銷售週期快,積壓的資金也少,相對穩定許多;B 類商品則介於兩者之間。

  1. 精準預測銷量

前文中提過,成功的庫存管理很大一部分來自準確地預測需求。當然,這不容易做到。此處涉及相當多變因,而且市場的走向千變萬化,誰也不知道明天會有什麼狀況。那麼,我們如何做出具參考價值的預測?以下是一些參考指標:

  • 市場趨勢
  • 去年同期銷售
  • 年度成長
  • 契約內容的銷售目標
  • 季節性因素
  • 促銷計畫
  • 廣告支出

除上述參考指標之外,銷售預估還會因產品或產業不同納入更多考量,店主們可以斟酌添加。

  1. 直運 ( Drop Shipping )

直運是供應鏈管理 ( Supply Chain Management ) 的方法之一,其中零售商不囤貨,而是將客戶訂單和發貨信息,直接發送給廠商,由廠商直接發送商品給客戶,藉此降低成本和風險。

拍賣網站許多賣家都是由直運商品銷售開始,特別是對於小型店商店店主而言,直運是一種具吸引力的作法。不過,在處理與直運商品銷售的同時,和供應商的溝通就更顯重要,由供應商寄出的貨品將直接代表該店商品牌,並影響公司形象,不可不慎。

dropshipping ( Source: sellerbot )

 

結語

本文大致涵蓋庫存管理的重要方針,希望幫助剛起步、或尚未穩定的網店賣家建立相關概念,受限篇幅,無法細說實戰操作,執行時,還得仰賴各位賣家更深入瞭解相關知識,從「做」中「學」,慢慢修正,才能調整出適合商店的管理方法。

對於初次接觸電商的讀者,可以參考文章討論的各項方針,搭配 Shopline 內建的訂單、庫存管理系統,相信可以事半功倍。詳細的操作方法可以參考後台介紹、聯繫線上客服,或是立即註冊,免費試用30天!

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